구글폼 공개설정 점검, 소상공인 가게 이벤트 · 상담 신청 폼 확인 순서

구글폼 공개설정은 링크를 홈페이지나 인스타 프로필에 걸기 전에 한 번 확인해야 합니다. 개인정보보호위원회(개인정보위)는 10월 16일 보도참고자료에서 공공·민간이 구글·네이버폼 같은 외부 설문도구를 쓰더라도 최소 수집, 공개설정 금지, 목적 달성 시 파기 등 안전조치를 지켜야 한다고 밝혔습니다. 리뷰 이벤트 응모, 수강 상담 신청, 예약 문의를 폼으로 받는 식당 · 학원 · 미용실 사장님이 화면에서 직접 고칠 곳을 순서대로 적었습니다.

1사장님 폼에 왜 지금 손을 봐야 하나요?

홈페이지가 없거나 문의 기능이 없는 가게는 구글폼 링크 하나로 예약 · 상담 · 이벤트 응모를 받는 경우가 많습니다. 만들기는 쉽지만 설정 화면을 다시 열어 보는 일은 드뭅니다. 개인정보위는 이번 보도참고자료에서 외부 설문도구가 널리 쓰이는 상황을 고려해 보호 원칙과 준수사항을 안내한다며, 공공·민간 모두 최소 수집, 공개설정 금지, 목적 달성 시 파기를 지켜야 한다고 밝혔습니다.

2응답이 손님에게 보이는 설정은 어디에 있나요?

구글 문서 편집기 고객센터 도움말은 설정의 '프레젠테이션' 항목에서 결과 요약 보기를 사용 설정하면 결과 요약이 응답자와 공유된다고 설명합니다. 요약에는 각 질문의 전체 텍스트 응답이나 차트가 들어가고, 양식에 응답할 수 있는 모든 사용자에게 표시됩니다. 이름 · 전화번호를 받는 폼이라면 이 설정이 꺼져 있는지 먼저 봅니다.

메뉴 이름은 서비스 개편으로 바뀔 수 있습니다. 네이버폼을 쓴다면 네이버 도움말에서 응답 공개 관련 설정을 확인합니다.

3리뷰 · 경품 이벤트 응모 폼은 어떻게 줄이나요?

개인정보위가 2023년 5월 낸 온라인 경품행사 가이드라인은 참여에 필요한 정보만 받고, 배송 정보는 추첨 뒤 당첨자에게만 받도록 안내했습니다. 당첨 발표는 개별 안내를 우선하고, 공개해야 한다면 참여 시각이나 일부를 가린 아이디처럼 본인만 알아볼 수 있게 하라고 했습니다.

1. 응모 폼에는 참여 확인용 칸(인스타 아이디 또는 연락 방법)만 둡니다.
2. 주소 · 생년월일 칸은 지웁니다. 당첨자에게만 따로 묻습니다.
3. 당첨 발표 게시물에는 아이디 일부를 가려서 올립니다.
4. 이벤트가 끝나면 탈락자 응답부터 지우고, 경품 발송이 끝나면 나머지도 정리합니다.

4상담 신청은 폼 링크와 홈페이지 문의 중 무엇이 나을까요?

어느 쪽이든 원칙은 같습니다. 개인정보위 설명대로 도구가 무엇이든 관리 책임은 폼을 운영하는 가게에 있습니다. 차이는 관리하는 곳이 몇 군데로 흩어지느냐입니다.

5오래된 폼은 어떻게 정리하나요?

지난해 이벤트 폼, 개업 때 만든 예약 폼이 링크만 살아 있는 경우가 있습니다. 목적이 끝났다면 개인정보위가 꼽은 '목적 달성 시 파기'에 맞춰 정리합니다.

1. 지금까지 만든 폼을 모아 보고, 지금 쓰는 폼과 끝난 폼을 나눕니다.
2. 끝난 폼은 더 이상 응답을 받지 않게 하고, 쌓인 응답과 연결 스프레드시트를 지웁니다.
3. 홈페이지 · 인스타 프로필 · 네이버 플레이스 소개 글에 남은 옛 폼 링크를 뺍니다.
4. 앞으로 만들 폼은 이름에 종료 날짜를 붙여 두면 정리 시점을 놓치지 않습니다.

6홈페이지 문의 창구를 새로 정리하고 싶다면?

흩어진 폼 링크를 홈페이지 한곳으로 모으면 공개설정을 확인할 곳이 줄어듭니다. 문의 양식 칸 줄이는 법 같은 다른 글은 칼럼 목록에 있고, 상담 신청 화면을 새로 만들거나 고치려면 제작 문의로 남겨 주세요.

자주 묻는 질문